Santévet Group hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van zijn klanten en partners en de eerbiediging van hun privacy is een belangrijk aandachtspunt.
Daarom heeft Santévet Groep (hierna "de Groep") technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en met name om te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd, vernietigd, verloren gaan of aan onbevoegde derden worden meegedeeld.
Wanneer u onze websites of mobiele toepassingen gebruikt, verzamelen wij persoonsgegevens over u.
Het doel van dit beleid is u te informeren over welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Begripsbepalingen
- Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle informatie of gegevens waarmee een natuurlijke persoon rechtstreeks of indirect kan worden geïdentificeerd:
- Aan de hand van een identificator, zoals een naam, een identificatienummer (bv. uw eigenaarscode), een online identificator (bv. e-mail), een telefoonnummer, een geboortedatum.
- Door te verwijzen naar een of meer specifieke elementen van uw fysieke identiteit (bv. handschrift).
- Door kruiselingse controle van informatie zoals geboortedatum en postadres.
Uw persoonsgegevens worden rechtstreeks bij u verzameld of indirect (bij uw dierenarts, uw makelaar, bevoegde derden, vergelijkingssites na uw uitdrukkelijke toestemming, enz.)
Persoonsgegevens worden hierna "persoonsgegevens" genoemd.
- Wat is gegevensverwerking?
Gegevensverwerking is elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde technieken, met inbegrip van het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.
- Wat is een verwerkingsverantwoordelijke?
Een verwerkingsverantwoordelijke is iedere natuurlijke of rechtspersoon die alleen of gezamenlijk het doel van en de middelen voor een verwerking vaststelt.
Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens
Uw Persoonsgegevens worden verzameld en beheerd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. Zij vallen onder een Europese verordening, de AVG (Verordening nᵒ 2016/679, bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Verwerkingsverantwoordelijke en DPO (functionaris voor gegevensbescherming)
Uw gegevens worden verwerkt in het kader van een diergezondheidsverzekeringscontract door een van de entiteiten van de Groep, afhankelijk van de aard van onze relatie.
Uw gegevens kunnen ook worden verzameld en verwerkt door:
- De Verzekeringsmakelaar: VETASSUR SARL, gevestigd te 35 rue de Marseille - CS 50623 - 69366 LYON Cedex 07 - RCS Lyon B 449 826 742 - ORIAS Nr.: 07 003 163.
- La Compagnie des Animaux- S.A.S. met een maatschappelijk kapitaal van € 10.050.608,00, ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Lyon onder nummer B 531 604 411, met maatschappelijke zetel te 35 Rue de Marseille - CS 50623 - 69366 Lyon Cedex 07; onderneming met ISO 9001-certificaat.
- De verzekeraar waarvan de gegevens zijn opgenomen in uw dierenverzekeringscontract.
Om uw gegevens beter te beschermen heeft de Groep een functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens aangesteld. U kunt deze laatste contacteren op: dpo@santevet.com.
Als verzekeringsmakelaar en als door de verzekeraar erkend onderschrijvingsagentschap is de Makelaar verantwoordelijk voor gegevensbescherming voor verschillende processen in verband met uw verzekeringscontract.
De verzekeraar is krachtens de wet op de gegevensbescherming verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met de uitvoering van uw verzekeringsovereenkomst.
Over welke gegevens hebben we het?
In het kader van onze activiteiten verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om u het verzekeringscontract of de dienst te kunnen aanbieden die het best bij uw behoeften past.
Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
- Zogenaamde "identificatiegegevens" zoals uw naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, post- en e-mailadres, telefoonnummers, nummer van uw identiteitskaart/paspoort.
- Informatie over uw huisdier, zoals zijn chip- of tatoeagenummer, naam, ras en geboortedatum.
- Economische en financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer en bankgegevens.
- Gegevens met betrekking tot uw verzekeringscontracten of claims, zoals uw polisnummer, veterinaire documenten voor het aanvragen van vergoeding, enz.
- Verbindings- en traceergegevens (IP-adres, logboeken, cookies, verbindingen met onze website, verbinding met onze mobiele applicatie)
- Gegevens die nodig zijn voor de bestrijding van fraude, waaronder verzekeringsfraude, het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
Het uitbrengen van een offerte of de uitvoering van uw verzekeringscontract is alleen mogelijk als u de in het betreffende formulier als verplicht aangegeven gegevens verstrekt.
Als u ons de gegevens van andere personen verstrekt, dient u er eerst voor te zorgen dat deze personen toestemming hebben gegeven voor de verwerking van hun gegevens door De Groep en voor de doeleinden waarvoor wij deze gegevens gebruiken.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Waarom verwerken wij uw gegevens? | Op welke rechtsgrondslag? | Hoe lang bewaren we ze? |
---|---|---|
Het opstellen van een offerte en het beheer van het abonnement van uw contract: wanneer u een offerte of een abonnement aanvraagt, dient u een vragenlijst met persoonlijke informatie in te vullen, die nodig is om uw dossier te bestuderen om uw behoeften te begrijpen en u een passende oplossing aan te bieden. | Uitvoering van precontractuele maatregelen |
|
Beheer en goede uitvoering van het contract: wij verwerken uw gegevens in het kader van het beheer van de looptijd van uw contract, met name voor de wijziging van uw contract, voor de berekening en inning van uw bijdragen en voor de rapportage aan de verzekeraars. |
- Uitvoering van het contract - Naleving van onze wettelijke verplichtingen |
Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Beheer van klantrelaties: Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om uw claims te beheren en onze interacties te analyseren om onze diensten te verbeteren. |
- Uitvoering van het contract - Legitiem belang bij het verbeteren van onze producten en diensten |
Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Behandeling van eerstelijnsclaims: wij kunnen uw gegevens verwerken in het kader van de behandeling van uw claims. | Uitvoering van het contract | Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Beheer van uw claims: wij verwerken uw gegevens om uw schadeclaims automatisch of handmatig te analyseren en te vergoeden. |
- Uitvoering van het contract - Ons legitiem belang bij het geautomatiseerde beheer van uw verzoeken |
Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Behandeling van uw PAYVET-claims: wij verwerken uw via PayVet ontvangen claims en voeren de noodzakelijke verwerking van uw gegevens uit om de betalingsdienst voor uw rekening in te stellen. | Uitvoering van het contract | Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Het uitvoeren van enquêtes: wij kunnen per post, e-mail, telefoon of sms contact met u opnemen voor kwaliteitsenquêtes of marketingcommunicatie. | Ons legitiem belang | De tijd om de enquête uit te voeren en te analyseren. |
Beheer van nieuwsbriefcampagneswanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief op onze website, kunnen wij een aantal persoonsgegevens verwerken. | Uw toestemming | Gedurende de periode van uw inschrijving |
Marketingcampagnes beheren(per telefoon of e-mail):
- Wanneer een offerte wordt gemaakt, wordt u de mogelijkheid geboden om promotionele aanbiedingen en informatie over onze Groep en haar verschillende partners te ontvangen. |
Uw toestemming | - Indien u geen klant wordt: tot drie (3) jaar na ons laatste contact of onmiddellijke verwijdering indien u geen onderwerp wenst te zijn van onze marketingcampagnes. |
- Zodra uw contract is beëindigd, kunt u aanbiedingen ontvangen voor producten of diensten die | Toestemming | - Totdat u uw toestemming intrekt. |
Onze interacties analyseren om onze diensten te verbeteren: wij meten en verbeteren voortdurend de kwaliteit van onze diensten. Hiertoe kunnen uw brieven, e-mails, telefoongesprekken en berichten op sociale netwerken worden geregistreerd en geanalyseerd door de ondersteunende diensten, ons opleidingscentrum en alle managers van de afdelingen die in contact staan met klanten. | Legitiem belang |
- Gedurende de tijd die nodig is om onze interactie te analyseren en tot drie (3) jaar na de datum van verzameling van de gegevens. - De gegevens die tijdens telefoongesprekken worden verzameld, worden gedurende zes (6) maanden vanaf het tijdstip van uw gesprek bewaard. |
Bestrijding van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de controle op sancties: het is mogelijk dat wij uw gegevens dienen te verwerken voor de uitvoering van een controle op contracten die kan leiden tot de opstelling van een verklaring van verdenking of een maatregel tot bevriezing van activa, in toepassing van het Monetair en Financieel Wetboek. | Wettelijke verplichtingen | Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Om verslagen van telefoongesprekkentussen u en onze adviseurs te beheren voor opleidingsdoeleinden en om onze kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. | Ons legitiem belang | Gespreksopnamen zijn niet systematisch en worden zes (6) maanden bewaard. De gespreksanalyses worden gedurende één (1) jaar bewaard. De gegevens die worden geregistreerd bij het afsluiten/verlengen van een verzekeringscontract worden 10 jaar bewaard. |
Beheer van uw verzoeken om uitoefening van uw rechten | Wettelijke verplichting | Als u om een identiteitsbewijs wordt gevraagd, wordt dit slechts zolang bewaard als nodig is om uw identiteit te verifiëren en vervolgens gewist. |
Bestrijding van verzekeringsfraude: het is in ons belang dat pogingen tot fraude kunnen worden opgespoord om onterechte en/of frauduleuze claims te voorkomen. Dit maakt het mogelijk voor risico gecorrigeerde bijdragen te handhaven en zo nodig vervolging in te stellen. | Legitiem belang | Uw gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus de duur van de toepasselijke wettelijke vereisten, d.w.z. tien (10) jaar en onder voorbehoud van wettelijke en reglementaire bewaarplichten. |
Statistische doeleinden: wij gebruiken uw gegevens voor statistische doeleinden om onze producten te verbeteren, om nieuwe producten te ontwikkelen en u deze tegen de juiste tarieven aan te bieden, en om uw gebruik van onze diensten te analyseren en te optimaliseren. | Legitiem belang | De tijd die nodig is om de statistieken samen te stellen en vervolgens te anonimiseren. |
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Ongeacht hun respectieve verantwoordelijkheden kunnen de verschillende afdelingen van de Groep uw persoonsgegevens verwerken in het kader van hun activiteiten en om hun diensten intern of ten behoeve van klanten te verlenen. Elke werknemer die persoonsgegevens verwerkt, wordt daartoe uitdrukkelijk gemachtigd door zijn of haar lijnmanager of de bedrijfsleiding.
Onze medewerkers worden bewust gemaakt van de verwerking van persoonsgegevens die hen in het kader van hun functie ter beschikking worden gesteld en zijn verplicht de interne regels na te leven die door de Groep zijn opgesteld overeenkomstig de toepasselijke Europese en nationale regelgeving.
Onze werknemers zijn ook opgeleid om de verwerking te beperken tot de behoeften en doeleinden die in dit beleid zijn uiteengezet.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derden overeenkomstig de wettelijke voorschriften. Afhankelijk van het doel geven wij uw gegevens door aan de volgende organisaties:
- De verzekeraar en zijn filialen: zie uw contract.
- Alle volgende entiteiten:
- SantéVet Groep
- Vetassur - De bemiddelaar en de instanties die wettelijk bevoegd zijn om uw klachten te behandelen
- Uw dierenarts
- Uw makelaar als u voor het opmaken en/of de opvolging van uw contract een verzekeringstussenpersoon gekozen heeft
- Derden voor zover wij onze wettelijke verplichtingen inzake gegevensverstrekking dienen na te komen (accountants, gerechtsfunctionarissen, ministeriële ambtenaren, enz.)
- In het kader van onze activiteiten kunnen wij bepaalde categorieën van uw persoonsgegevens voor de hierboven vermelde doeleinden bekendmaken aan onze naar behoren gemachtigde onderaannemers of dienstverleners (bv. hostingprovider, CRM provider, dienstverlener op het gebied van publieksmeting, dienstverlener op het gebied van telefoonopname, dienstverlener op het gebied van marketingcommunicatie, dienstverlener op het gebied van online-betaling, dienstverlener op het gebied van archivering, drukkerij, andere IT-dienstverleners, enz.)
Behalve in het geval van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking, treden deze ontvangers op als subverwerkers - gedefinieerd als elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt volgens de instructies en onder de verantwoordelijkheid en controle van Santévet Group - voor de verwerking van alle of een deel van de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun diensten.
Deze ontvangers zijn contractueel verplicht de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te respecteren en deze uitsluitend te gebruiken voor de diensten die wij hun hebben toevertrouwd.
Indien uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan subverwerkers buiten de Europese Unie, wordt door de subverwerker zo nodig een overeenkomst inzake de overdracht van persoonsgegevens ondertekend om een beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens te handhaven dat gelijkwaardig is aan dat van de Santévet-groep en de Europese wetgeving.
Behalve de hierboven vermelde ontvangers, en onder voorbehoud van dwang door een gerechtelijke autoriteit of door de wet, of om onze rechten en belangen te beschermen, verbinden wij ons ertoe uw persoonsgegevens niet mee te delen, te delen, ter beschikking te stellen of te verkopen aan derden zonder uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.
Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden intern en op servers van Amazon Web Services in de Europese Unie opgeslagen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners buiten de Europese Unie voor zover dat nodig is om onze diensten uit te voeren of om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale rapportageverplichtingen).
In een dergelijke situatie is de overdracht van uw persoonsgegevens beperkt tot landen die door de Europese Commissie zijn erkend als landen met een passend beschermingsniveau. Voor andere landen kan een dergelijke doorgifte alleen plaatsvinden indien de ontvanger van de gegevens voldoende garanties biedt dat de doorgifte geschiedt overeenkomstig de vereisten van de toepasselijke regelgeving, en als zodanig voldoet aan de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of aan bindende interne bedrijfsvoorschriften.
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving te bewaren, slechts zo lang als passend en noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of voor de minimale bewaartermijn die door de toepasselijke wetgeving wordt voorgeschreven, met name in civiele en commerciële zaken. Dit omvat het bewaren van bepaalde persoonsgegevens aan het einde van onze contractuele relatie, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en in het kader van gerechtelijke procedures om onze wettelijke rechten te verdedigen.
Bijvoorbeeld:
- Voor doeleinden die verband houden met het bestaan van een contractuele relatie met ons, bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van uw contract en archiveren deze vervolgens voor de duur van de wettelijke verjaringstermijn ten behoeve van bewijsvoering voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, d.w.z. tien (10) jaar.
- Voor facturatiedoeleinden bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een periode van tien (10) jaar na het einde van uw contract, in overeenstemming met de wettelijke vereisten.
- Als er geen overeenkomst wordt gesloten, verwijderen wij uw persoonsgegevens drie (3) jaar na het laatste contact met u.
- Cookies worden bewaard voor een periode van dertien (13) maanden vanaf de datum waarop ze zijn verzameld.
- Telefoonopnames worden zes (6) maanden bewaard.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben interne normen voor gegevensbescherming en IT-beveiliging ingevoerd om de bescherming en veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Wij houden rekening met de aard van de persoonsgegevens en de risico's van de verwerking om passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen te treffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen, met name om verlies, wijziging, vernietiging of toegang door onbevoegde derden te voorkomen.
Wanneer u zich op onze website of per telefoon inschrijft, worden uw creditcardbetalingen beveiligd door onze provider Stripe. Wij slaan geen bankgegevens op. De veiligheid van de betaling is dus gegarandeerd.
Wat zijn uw rechten?
U heeft rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij tijdens het gebruik van onze diensten verwerken. Deze rechten, die kunnen worden uitgeoefend onder de in de verordeningen vastgestelde voorwaarden, zijn de volgende:
- Recht op informatie: u kunt bevestiging krijgen van de verwerking van uw persoonsgegevens met betrekking tot de doeleinden van de verwerking, de categorieën van verwerkte gegevens, de ontvangers van de aldus verwerkte gegevens en de duur van de gegevensopslag.
- Recht op toegang: u kunt een kopie krijgen van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren en informatie over de verwerking van deze gegevens.
- Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om bijwerking van uw persoonsgegevens indien u van mening bent dat deze niet langer juist of onvolledig zijn.
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van al uw persoonsgegevens voor zover de wet daarin voorziet.
- Recht op beperking: u kunt verzoeken dat wij gedurende een beperkte periode elke verwerking, met uitzondering van het bewaren van gegevens, van sommige van uw persoonsgegevens stopzetten, omdat u de juistheid van die gegevens betwist (terwijl wij de nodige controles uitvoeren), of omdat u de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens betwist, of omdat u die gegevens wenst te gebruiken voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen terwijl wij op het punt stonden ze te wissen.
- Recht van bezwaar op legitieme gronden: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor zover dit gerechtvaardigd is om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie of indien dit bezwaar betrekking heeft op commerciële prospectie, met inbegrip van profilering. In het laatste geval heeft u een algemeen recht van verzet dat wij zullen toepassen zonder dat u een specifieke situatie hoeft te rechtvaardigen.
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt de door ons bewaarde persoonsgegevens in elektronisch formaat terugkrijgen, voor uw eigen gebruik of dat van een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer deze persoonsgegevens aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen:
- U heeft deze gegevens aan ons verstrekt of ze vloeien voort uit uw gebruik van onze diensten,
- Deze gegevens zijn verzameld op basis van uw toestemming of de uitvoering van de contractuele relatie met u.
- Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verrichtingen die vóór deze intrekking zijn uitgevoerd.
- Recht om het lot van uw gegevens na uw overlijden te bepalen: u kunt richtlijnen opstellen betreffende het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden (betreffende de bewaring, de verwijdering en, indien nodig, de mededeling ervan).
- Recht om niet te worden onderworpen aan volledig geautomatiseerde verwerking: U heeft het recht op menselijke tussenkomst, om uw mening kenbaar te maken en een beslissing aan te vechten.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming: - Per post aan Santévet Group (DPO), 35 rue de Marseille, CS 50623 - 69366 LYON Cedex 07.
- Of per e-mail: dpo@santevet.com.
In geval van een geschil kunt u ook een klacht indienen bij de DPA, waarvan de website toegankelijk is op het volgende adres: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ en waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in de Drukpersstraat 35, 1000 Brussel // Gegevensbeschermingautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Wijzigingen in het beleid inzake privacy, veiligheid en gegevensbescherming
Dit beleid inzake privacy, beveiliging en bescherming van persoonsgegevens kan worden herzien in overeenstemming met ontwikkelingen in de wet- en regelgeving of wijzigingen in de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens.
Wij nodigen u uit deze regelmatig te raadplegen in de rubriek "Privacybeleid” van onze websites.
COOKIEBELEID
Datum van bekendmaking van het beleid: 01.01.2023